PPI – PEOPLE POWER INCLUSION agit à l’international en faveur de l’autonomisation économique des femmes, des hommes et des acteurs locaux œuvrant pour le développement durable.Nous sommes à la recherche d'un Un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Financier(e)
Missions:
1. La gestion administrative :

• Gestion et suivi des classeurs administratifs du projet ;
• Accueil physique et téléphonique : orientation des appels / visites ;
• Gestion du courrier : réception, émission, classement, distribution interne ;
• Suivi des commandes et relations fournisseurs ;
• Gérer les fournisseurs (achats, logistique, réparations…)
• Suivre et faire les réservations de billet d’avion de la zone AFOC
• Suivi et approvisionnement du stock
• Organisation administrative des missions : réservation hôtel, achat de billets d'avions ;
• Participation à l'amélioration des outils administratifs et comptables
• Suivre les échéances des contrats d’assurance appui du Responsable Financier
• Participer aux séminaires et aux rencontres selon les besoins des projets
• S’assurer de la disponibilité des moyens logistiques pour les évènements et les activités
• liés au bureau et aux projets du bureau local
• Appuyer à l’organisation et à la tenue des réunions et séminaires

2. La gestion comptable et financière :

• Mettre à jour le fichier des échéances (dettes) de factures de doit et factures d’avoir
• Classer électroniquement les justificatifs des dépenses projet et bureau à importer dans Sharepoint
• Saisir les données du fichier MTT (Monthly Treasury Template)
• Suivi de la validité et de la conformité des factures avant de les encoder ;
• Réaliser la saisie comptable et analytique des factures projets + quote-part frais généraux
• Contrôler et saisir les notes de frais/budget mission
• Réalisations des rapprochements bancaires mensuels des comptes banque ;
• Suivi des décaissements banque vers caisse
• Gestion de la caisse ;
• Réaliser conjointement avec le RAF les régularisations comptables mensuelles
• Appuyer dans la préparation des missions d’audit internes ou externes
• Participer activement aux travaux de clôtures comptables périodiques
• Gérer les demandes d’engagement de dépenses
• Préparation des reporting comptables pour la direction régionale et / ou le siège
• Appui au chef de projet dans les activités de suivi budgétaire ;
• Appui la collecte des informations en vue de la préparation des DTF ;
• Inventaire périodique du matériel du bureau.
• Gérer toute autre tâche comptable et/ou financière demandé par le N+1

3. La gestion des Ressources Humaines :

• Suivi de l'enregistrement des contrats, avenants et conventions du personnel local ;
• Établissement des fiches de paie du personnel local ;
• Suivi des demandes de congés, mise à jour du solde de congés du personnel ;
• Constitution et mise à jour des dossiers administratifs du personnel (fiches de postes, contrats de travail,CV, ...) ;
• Veiller au respect des procédures et législations en vigueurs en termes de droit du travail.